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2019-12-14
档案管理的学问 ——集团公司档案管理培训

随着集团公司不断进军多个领域,各产业逐步形成公司化运作方式,集团化管理运作模式越来越清晰,档案管理工作也成为集团化管理的一部分。做好档案管理工作非一日之功,必须从日常点滴积累,获取完整的档案材料。增强档案留存意识,实现科学、系统的存与管,才能实现流畅高效的利用,真正发挥档案的价值。

加强档案留存的意识,不仅仅是对档案管理员,更是对所有业务人员提出的要求。在具有留存意识的基础上,如何操作?哪些材料需要留存?怎样将杂乱的档案进行分类?又如何将这些尺寸不一、形式多样的档案进行保管?针对这些问题,12月14日,集团公司召集各部门、子公司档案管理人员,组织了一次全面的企业档案管理培训。

培训由集团公司档案管理专员进行经验分享,主要从档案工作标准、档案类别设置、档案整理步骤及方法三个部分展开,既阐述了国家档案管理规范的要求,又结合实际档案管理过程中的经验总结,以清晰明了的表述给予全面、专业、实用的培训。

首先是档案工作的“四有”标准,有人管、有库房、有制度、有档案,四项基础,缺一不可,这是规范化的前提。培训中详细讲解了档案管理的人员组织架构、档案室各种设施设备的要求、全面规范的制度建设以及公司内部各部门一二级档案的划分,让大家对档案管理形成初步的框架。

接着,是方法的分享,档案类别的设置及各类别的识别技巧,结合九游大厅集团档案现状总结设置了六大类别:管理档案、基建档案、设备档案、实物档案、电子档案、照片档案。管理过程中,以六大类别为基础,在每个类别中,对档案从年份、项目、生产过程、相关性等角度进行更为细致的分类,实现管理的精细与准确。同时也严格按照档案管理局的档案编号要求对公司档案进行编号,确保规范性。

最后,以一张表格将各类别、各环节的注意点和经验进行整合展现,其中七个步骤的具体操作及实用技巧也逐一进行分享,实操部分更是以现场演示和视频展示相结合的方式进行展现,力求让大家看清楚,弄明白。

通过这次档案管理培训,提高大家档案管理意义的认识。有留才可有存与管,“存”并非把一份资料装进档案盒,放进档案室即可,“管”的过程不可忽略,留、存、管渗透到每个人日常工作的每一处,不仅体现管理人员的逻辑思维能力,更体现对工作过程和结果的审美意识。